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請求書発行業務アウトソーシング成功事例【1】製造業様

2018年10月16日 カテゴリー:BPO

請求書発行業務アウトソーシング成功事例

当社では、さまざまなお客様に請求書発行業務のアウトソーシングサービスを提供しています。
本稿では、実際に当社のアウトソーシングサービスをご利用いただいた製造業様の成功事例をご紹介します。


お客様情報

製造業イメージ

業種 製造業
資本金 約100億円
売上高 約1,600億円(連結)
従業員数 約4,000名(連結)
東証一部上場企業
国内約30拠点、その他海外拠点



※写真はイメージです


アウトソーシング前の状況

お困りのビジネスマン

こちらのお客様はホームページのお問い合わせフォームにてお問い合わせをいただきました。
経理部門様を訪問してヒアリングさせていただいた内容は以下のとおりでした。

1.業務の概要
(1)発行件数は、月間約1,000通、約3,000ページ。
(2)請求締めは毎月、10日、15日、20日、25日、末日。
(3)プリンタ、専用の封入封緘機、圧着機を利用して社内で発行している。
(4)請求書以外にも、納品書、残高確認書なども発行に課題がある。

2.課題と問題点
(1)毎回の請求書発行業務に時間が奪われており、コア業務に注力できない。
(2)請求締め日ごとに業務が集中することで、残業が増加している。
(3)発行には専用の機器と用紙を利用しているため、管理が煩雑となっており、費用もかかっている。

ヒアリング内容の分析結果と課題解決方法を提案書としてまとめ、お客様にフィードバックしました。


提案書の内容

ご提案のイメージ

当社が提出した提案書の内容は以下のとおりです。

1.請求データ伝送環境の提供
2.部材(封筒)の作成
3.請求書のプリント、封入封緘
4.郵便局への差し出し(郵便料金後納差出表の回収)
5.コスト削減、付加価値のご提案

提案にあたっては、アウトソーシング利用前後の業務内容とコストを比較した分析資料も作成し、定量的な効果を見える化すると共に定性的な効果も提案しました。並行して、要件定義書の作成も進めました。


アウトソーシングの狙いとご要望事項

当社の提案書の内容をご参考にされ、お客様にてアウトソーシングの狙いとご要望事項を整理し、仕様書としてご提示いただきました。

1.課題
(1)業務の効率化
(2)コスト削減

2.提案依頼事項
(1)コスト削減策
(2)情報漏洩対策
(3)封入ミス対策
(4)見積
(5)スケジュール
(6)その他、オプションサービス

仕様書は複数の会社に提出されコンペとなりましたが、公正な検討の結果、見積、提案内容共、当社の提案をご評価いただき、採用となりました。 提案段階から綿密な打ち合わせを行っていたこともあり、受注後は約2か月でアウトソーシング業務を開始できました。


導入効果

アウトソーシングで解決のイメージ

では、アウトソーシング開始後に狙いどおり期待した効果は達成できたでしょうか。お客様にヒアリングしました。

1.業務の効率化
(1)大幅な業務の効率化を達成
発行業務は、請求データ伝送でほぼ完了するため、業務負荷はほぼゼロとなりました。
(2)ご担当者様が本来の業務に集中
単純作業から解放されたことにより、本来の業務に集中できるようになりました。
これにより業務分掌の見直しもスムーズに進みました。また、社員のモチベーションも向上しました。
(3)残業時間の削減
経理部門だけで毎月数十時間以上あった残業が、請求書発行業務に関しては、ほぼゼロとなりました。
(4)オフィスのクリーン化
機器の設置スペースの削減、部材の在庫管理が不要となったため、オフィスに空きスペースができました。

2.コスト削減
(1)人件費の削減
数十時間の残業代を削減できました。
(2)機器費の削減
機器を撤去することで、設備費、消耗品費、メンテナンス費など大幅に削減できました。

3.その他
(1)セキュリティの向上
当社にアウトソーシングいただくことで、セキュリティの向上が実現できました。
(2)業務品質の向上
専用の設備と検査機器で業務を行うことにより、封入ミスの防止など業務品質が向上しました。


当初の要望をクリアし、目標を達成できました。アウトソーシングは成功したといえます。


継続した業務改善

請求書のアウトソーシングと並行して、納品書、残高確認書のアウトソーシングもご検討いただいていました。順次、これらの帳票もアウトソーシングに移行しました。
その後、お客様のシステム変更に伴うデータ形式の変更にも対応しました。また、新たな課題の解決にも取り組んでいます。


まとめ

このように、アウトソーシングの開始はゴールではなく、業務改善のスタートとなります。アウトソーシング開始後も安定した業務運用を提供すると共に、継続した業務改善を行うことも、アウトソーシングの重要な要素となります。
アウトソーシング効果の見える化資料をご希望の方は、下記フォームよりお問い合わせください。


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