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CSVとは?印刷データへの利用まで簡単にご説明します。

2020年3月10日 カテゴリー:BPO

CSVって何?

CSVって何? CSVという言葉をご存知でしょうか。日常生活では目にする機会が少ないため、ご存知でない方も多いかと思います。CSVとはcomma-separated valuesの略で、簡単に言えば、「スズキ,30,埼玉」のように、「,(カンマ)」で区切られた文字や数字に改行を含めた、拡張子が「〜.csv」形式のテキストファイルのことです。Windows標準のテキスト編集ソフトであるメモ帳でも作成することができます。
単純な形式のデータのため、異なるシステム間で連携できることが特徴です。一方でCSVファイルをそのままメモ帳で開いても「,」で区切られたデータが延々と並ぶだけであり、人が閲覧したり分析する資料などとして利用することは難しく、Excelなどの表計算ソフトで見た目や内容を整える作業や編集を行うことによって、人が使えるデータとなります。


Excelと似てるようだけど、何が違うの?

似たようなものにExcelがあるけど...

Excel(.xlsx)形式のファイルは、MicrosoftのExcelで作成されたポピュラーなファイルです。文字や数字、区切り文字など基本的な項目はCSVと同じですが、上記でも説明したとおり、文字や数字、区切り文字をカンマではなく、人が使いやすいようにセル(表の項目)として表示します。枠線を付けたり色を付けるなどの装飾により見た目を整えるだけでなく、計算処理やグラフの挿入など豊富な機能があります。
Excel形式のファイル(.xslx)は、こうした機能も含めてファイルとして保存されるため、異なるPCでも同じバージョンのExcelで開けば、見た目や計算などの機能もそのまま利用することが可能です。さらに、ExcelでCSVファイルを開き、見た目や内容を整えるなどの編集を行うこともできます。しかし、様々なことができるExcelのため、OSやバージョンの違いにより、別のPCでファイルを開いた際に見た目がズレたり、必要な機能が使えなかったりすることもあります。


それぞれ同じように使用できるの?

それぞれ同じように使用できるの?

ExcelからCSVファイルを書き出すことも可能ですし、CSVファイルをExcelで開くことが可能なため、互いにデータを変換しながら活用されることも多いです。一方で、互換性があるため両者を混同しがちですが、先に説明したとおりExcelファイルは装飾や計算処理の情報を含むデータとして保存されたファイルですが、CSVはデータと「,」と改行の情報しか保存することができませんので、Excelで様々な編集を行ってもCSV形式で保存した場合、装飾などの豊富な機能の情報は消えてしまいます。
またCSVをExcelで開こうとすると「0落ち」などと呼ばれ、Excelの機能によって数字の前にあるゼロが勝手に省略されてしまうケースもあります。データの連携を行う場合は、それぞれの互換性や機能を把握し、慎重にチェックを行うことが必要となります。


印刷物での活用と注意点

印刷物での活用と注意点


CSVファイルを活用することでデータ入力の手間を省略することができます。利用されることが多いのは郵便番号、住所、氏名など、送り先(宛名)情報の印刷などで、年賀状の宛名ソフトや、Microsoft Wordの差し込み印刷機能でもよく使われてます。また、企業の基幹システムなどに登録されているデータをCSVファイルとして書き出すことで、請求書、給与明細、ダイレクトメールなど様々な項目を印刷物として活用できます。
なお、当社ではCSVをはじめ、様々な形式のデータを印字するDPS(データプリントサービス)を展開しております。 様々な形式に対応してはいるのですが、不具合を避けるため基本的にはCSV形式※1を推奨しています。
Excel形式もお預かりいたしますが、ファイルをそのままCSV形式に変換した場合、セル内の改行や、文字コードの設定など、これらCSVでサポートしていない機能が不具合を起こす場合もあります。そのため、お客様自身でのCSV変換を推奨しておりますが、ご要望によっては、CSVやPDFなどのファイルの不備チェックサービスも可能となっております。通知物等の印刷物でお悩みの点がございましたらTLPへお問い合わせ下さい。

※1 CSV形式でも「"スズキ","30","埼玉"」(ダブルクォーテーション囲みのカンマ区切り)のCSV形式など、エラーが少ない状態のご提供を推奨しております。お客様が保有するデータに合わせた適切なファイルの作成方法もお伝えいたしますので、お気軽にご相談下さい。


参考リンク

知っていると便利な印刷基礎知識のご紹介 〜用語編〜
印刷に使用されるファイルフォーマット3点のご紹介編


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